Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp Tại Hà Nội

1. Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

1.1. Tổ chức sự kiện là gì?

Khái niệm: “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.”

1.2. Quy trình khi tổ chức sự kiện

Để một sự kiện diễn ra thành công cần phải có một quy trình chi tiết và chặt chẽ trước khi tiến hành tổ chức sự kiện. Một quy trình tổ chức sự kiện được chia làm 3 giai đoạn chính: Giai đoạn trước sự kiện, giai đoạn trong sự kiện và giai đoạn kết thúc sự kiện.

Giai đoạn trước sự kiện:

Trước khi bắt đầu một sự kiện, chuyên viên sự kiện cần nắm được các thông tin quan trọng như:

• Mục tiêu của sự kiện;
• Chủ đề của sự kiện;
• Ngân sách sự kiện là bao nhiêu;
• Kịch bản sự kiện như thế nào;
• Các hạng mục cần có trong sự kiện;
• vận chuyển, thi công và lắp đặt sự kiện ra sao;
• Lên kế hoạch dự phòng cho sự kiện;...

Giai đoạn trong sự kiện

Trong giai đoạn này bao gồm các công việc như:

• Gửi thư mời sự kiện;
• Lắp đặt các hạng mục cần thiết;
• Kiểm tra kỹ càng trước khi sự kiện bắt đầu;
• Đón tiếp khách mời tham gia sự kiện;
• Theo dõi trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, đảm bảo đúng theo kịch bản chương trình
• Sau khi sự kiện được bắt đầu, cần thực hiện các công việc như:
• Quảng bá thương hiệu, truyền thông sự kiện;
• Chăm sóc và hỗ trợ khách hàng nhanh nhất.

Giai đoạn kết thúc sự kiện

• Khi sự kiện kết thúc, tiến hành kiểm tra thiết bị và bàn giao thiết bị.
• Chăm sóc lại khách hàng hậu sự kiện, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện và tìm phương án khắc phục sự cố không mong muốn nếu có.

1.3. Tại sao nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện

Doanh nghiệp nên thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ sẽ đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và ít phát sinh chi phí.

Quản lý chặt chẽ chi phí: Chi phí khi chạy sự kiện sẽ phát sinh khoảng 30% nếu doanh nghiệp tự tổ chức mặc dù đã có kế hoạch và kịch bản cụ thể. Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp họ có nhiều kinh nghiệm, kế hoạch dự định ban đầu sẽ diễn ra theo đúng thời gian và sẽ không gặp phải bất kỳ một phát sinh hay sự cố nào.

Giúp sự kiện chuyên nghiệp hơn: Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp sự kiện của bạn chuyên nghiệp hơn, họ đã được đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu và hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra.

Thời gian được kiểm soát chặt chẽ: Bạn sẽ không phải lo lắng về thời gian khi tổ chức sự kiện, các chuyên viên sự kiện sẽ theo dõi chặt chẽ mỗi một hạng mục.

Xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện của HSV ProAVL

2. Kinh nghiệm tổ chức một sự kiện thành công

2.1. Xác định ngân sách giới hạn cho sự kiện

Ngân sách chính là yếu tố quyết định sự kiện đó lớn hay nhỏ, tổ chức như thế nào, không gian tổ chức sự kiện ra sao,... Khi có một ngân sách cố định bạn sẽ tìm được đơn vị tổ chức sự kiện dễ dàng hơn.

2.2. Chủ đề và mục tiêu của sự kiện

Chủ đề sự kiện rất quan trọng, chúng đóng vai trò truyền đạt mục tiêu của doanh nghiệp đến với khách hàng, đối tác. Mỗi một chủ đề sẽ có những cách tổ chức riêng.

2.3. Kịch bản tổ chức sự kiện

Khi tổ chức bất cứ một chương trình nào đều cần phải có kịch bản chi tiết. Trong kịch bản phải có các hạng mục, thời gian và nội dung cụ thể cho sự kiện. Một kịch bản chương trình tốt sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều và biết mình sẽ cần làm gì trước, những hạng mục nào quan trọng và không xảy ra tình trạng quên.

2.4. Màu sắc chủ đạo và không gian thiết kế sự kiện

Mỗi một doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện đều sẽ có một yêu cầu riêng về màu sắc chủ đạo. màu sắc đóng vai trò quan trọng, chúng có thể thay lời nói thông qua cách biểu diễn và không gian tổ chức sự kiện.

2.5. Thông điệp truyền tải của sự kiện

Thông điệp doanh nghiệp mong muốn gửi đến khách hàng cần phải ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và được logic xuyên suốt sự kiện.Thông điệp này sẽ thể hiện qua cách trang trí, không gian và thái độ của doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện.

Bạn cần phải nói rõ thông điệp mà doanh nghiệp của bạn muốn gửi đến khách hàng để các đơn vị tổ chức sự kiện nắm được các thông tin quan trọng, từ đó triển khai ý tưởng và kế hoạch để sự kiện hoàn hảo nhất.

2.6. Liệt kê danh sách các hạng mục trong sự kiện

Liệt kê đầy đủ danh sách các hạng mục trong sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian. bạn chỉ cần đưa những hạng mục đó cho công ty sự kiện, các công ty sẽ tư vấn và lên ý tưởng cũng như báo giá các hạng mục cho bạn tham khảo.

Khi lựa chọn công ty sự kiện, bạn nên tham khảo nhiều công ty và quyết định sẽ hợp tác với đơn vị nào để sự kiện được hoàn hảo nhất.

2.7. Lên kế hoạch dự trù cho sự kiện

Cần phải có một kế hoạch dự phòng đề phòng những phát sinh bất ngờ trong sự kiện. Khi xảy ra phát sinh hay một sự cố nào đó bạn sẽ không bị hoảng sợ và khắc phục được sự cố ngay lập tức. Khi xảy ra những tình huống không mong muốn đó, bạn giải quyết được các vấn đề sẽ giúp ghi điểm trong mắt cấp trên, họ sẽ tin tưởng và giao các dự án tiếp theo cho bạn.

2.8. Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Kế hoạch truyền thông sẽ giúp sự kiện của bạn được nhiều người biết đến hơn và thông điệp được lan tỏa rộng rãi.

3. Các loại hình tổ chức sự kiện hiện nay

Có rất nhiều loại hình sự kiện hiện nay HSV ProAVL tổ chức, nổi bật nhất được liệt kê như:

1. Lễ khai trương
2. Lễ khánh thành
3. Lễ khởi công
4. Lễ động thổ
5. Lễ ra mắt sản phẩm mới
6. Lễ kỷ niệm, lễ thành lập
7. Sự kiện triển lãm
8. Tổ chức hội thảo, hội nghị
9. Year End Party, tất niên, khai xuân

HSV ProAVL là đơn vị tổ chức sự kiện tại Hà Nội, quý khách cần tham khảo, tư vấn và báo giá xin vui lòng liên hệ qua Hotline: 0972.787.123 (Mr.Tuấn)

4. Báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện tại Hà Nội - HSV ProAVL

4.1. Báo giá hạng mục âm thanh ánh sáng

Âm thanh ánh sáng đóng vai trò quan trọng trên sân khấu, chúng giúp truyền tải thông điệp thay cho lời nói. Một hệ thống âm thanh ánh sáng tốt sẽ giúp sự kiện nổi bật và chuyên nghiệp hơn.

HSV ProAVL cho thuê các gói âm thanh ánh sáng phục vụ từ 50 khách, 100 khách, 300 khách, 500 khách và hàng ngàn khách.

Tham khảo gói cho thuê âm thanh ánh sáng sân khấu phục vụ 200 - 300 người:

Gói cho thuê âm thanh sân khấu 10.000.000 VND
STT	Thiết bị âm thanh chi tiết	Hình ảnh
1	Line arrays Promax 210AR - Hệ thống loa treo Promax 210AR và loa đặt dưới đất; loa kiểm âm
2	Loa treo Promax 210A
3	Loa Full
4	Loa monitor
5	Loa Sub đôi
6	01 Mixer Allen Heath QU 32 line
7	Micro không dây Shure XLS24 Beta 87 USA
8	Ổn áp Lioa 20 KVA
9	01 Laptop
10	01 tủ main, tủ điện, dây tín hiệu, jack Neutrick

4.2. Hạng mục sân khấu - màn hình LED

HSV ProAVL cho thuê và thi công sân khấu lắp ghép, sân khấu 3D theo yêu cầu của khách hàng.

Màn hình LED cho thuê được chia làm 2 loại chính: Màn hình LED trong nhà và màn hình LED ngoài trời. Diện tích thuê càng lớn thì giá thành thuê càng rẻ.

Tùy theo diện tích sân khấu và các hạng mục decor sân khấu sẽ có giá thuê khác nhau, để nhận tư vấn và báo giá chính xác quý khách vui lòng gọi Hotline: 0972.787.123 (Mr. Tuấn).

4.3. Báo giá hạng mục nhân sự sự kiện

Nhân sự đóng vai trò quan trọng khi tổ chức sự kiện, thông thường HSV ProAVL báo giá sẽ bao gồm cả dịch vụ thuê nhân sự.

Nhân sự chạy sự kiện HSV ProAVL cung cấp như:

1. Kỹ thuật âm thanh - ánh sáng - màn hình LED;
2. MC dẫn chương trình;
3. Ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm nhạc, vũ công, ban nhạc;
4. PG sự kiện;
5. Múa lân khai trương;
6. Dịch vụ quay phim, chụp hình,...

5. Khi nào bạn nên tự tổ chức? Khi nào nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện

5.1. Doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện

Vậy khi nào bạn nên tự tổ chức và khi nào bạn nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Đối với các doanh nghiệp tổ chức sự kiện với quy mô nhỏ thì doanh nghiệp đó có thể tận dụng nguồn nhân lực của công ty từ các bộ phận như: Marketing, nhân sự, hay kinh doanh để lên ý tưởng và tổ chức sự kiện.

Đối với sự kiện quy mô nhỏ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lên kế hoạch và thuê các thiết bị cần thiết bên ngoài để tổ chức sự kiện.

Bạn sẽ không cần lo lắng về vấn đề phát sinh chi phí vì quy mô sự kiện nhỏ, nếu có phát sinh sẽ không phải vấn đề quá lớn và hoàn toàn có thể kiểm soát được.

HSV ProAVL là đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện tại Hà Nội và khu vực miền Bắc. Nếu quý khách đang có nhu cầu thuê thiết bị sự kiện, các hạng mục trong sự kiện nhỏ và vừa xin vui lòng liên hệ Hotline: 0972.787.123 (Mr. Tuấn) để được báo giá.

5.2. Doanh nghiệp thuê dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Sự kiện quy mô lớn như: Lễ tất niên cuối năm, lễ động thổ, hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm thành lập, sự kiện triển lãm,... với số lượng khách mời từ 50 - 100 người trở lên thì doanh nghiệp nên thuê các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Công ty sự kiện sẽ có đủ nguồn nhân lực và thiết bị, kinh nghiệm trong nghề để tư vấn và làm sự kiện của bạn hoàn hảo nhất.

HSV ProAVL là công ty hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện với 15 năm kinh nghiệm. Chúng tôi đã thực hiện nhiều dự án lớn nhỏ trên toàn quốc, đặc biệt khu vực Hà Nội và miền Bắc.

Xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện của HSV ProAVL

6. Liên hệ HSV ProAVL nhận tư vấn, báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện

HSV ProAVL được hình thành từ năm 2011, chính thức thành lập năm 2012. Với gần 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực “Tổ chức sự kiện”, HSV ProAVL luôn là đối tác tin cậy của các doanh nghiệp lớn trên toàn quốc.

HSV ProAVL có trụ sở chính được đặt tại TP. HCM và Hà Nội, các chi nhánh trải dài trên toàn quốc như: Thái Bình, Nam Định, Hưng Yên, Đà Nẵng, Phú Quốc, Long An, Bình Dương, Đồng Nai,...

Công ty Tổ chức sự kiện HSV ProAVL

Hà Nội: 0972.787.123

TP.HCM: 0913.222.075

Email: hsvavl@gmail.com

Website: https://proavl.vn/

Trụ sở Hà Nội: Số 229, Đ. Vân Trì, Vân Nội, Đông Anh, Hà Nội

Trụ sở TP. HCM: 184/20A Lê Đình Cẩn, Tân Tạo, Bình Tân, TP. HCM

7. Hình ảnh thực tế "tổ chức sự kiện" của HSV ProAVL