Chi Phí Tổ Chức Tiệc Tất Niên Gồm Những Hạng Mục Nào?

1. Địa điểm tổ chức

Địa điểm là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí của một buổi tiệc tất niên. Việc lựa chọn địa điểm phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, đảm bảo trải nghiệm cho khách tham dự và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho sự kiện.

Các doanh nghiệp thường chọn một trong ba mô hình phổ biến:

Khách sạn – trung tâm hội nghị: Phù hợp với các công ty quy mô lớn từ 200 – 1.000 khách. Ưu điểm là dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp, không gian sang trọng, trang thiết bị đầy đủ. Tuy nhiên chi phí cao hơn so với các hình thức khác.

Nhà hàng, ballroom: Dành cho các buổi tiệc quy mô nhỏ – trung bình. Mức chi phí linh hoạt, thực đơn đa dạng, nhiều sự lựa chọn theo phong cách ẩm thực.

Tổ chức tại văn phòng hoặc khuôn viên công ty: Phù hợp với doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí thuê địa điểm. Tuy nhiên bạn phải thuê thêm hạng mục bàn ghế, âm thanh – ánh sáng, trang trí… nên cần đội ngũ setup chuyên nghiệp.

Khi lựa chọn địa điểm, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như sức chứa, bãi giữ xe, không gian sân khấu, chiều cao trần nhà (ảnh hưởng đến lắp đặt ánh sáng và màn hình LED), chất lượng phục vụ và khả năng hỗ trợ kỹ thuật. Địa điểm phù hợp không chỉ đảm bảo sự thoải mái cho khách mời mà còn góp phần tạo nên một chương trình chuyên nghiệp, suôn sẻ.

2. Thực đơn tiệc (Set menu / Buffet)

Thực đơn tiệc là hạng mục chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí tổ chức tất niên. Nhà hàng và đơn vị tổ chức thường cung cấp 2 loại hình phổ biến:

Tiệc set menu: Phục vụ theo bàn, từ 6 – 9 món, phù hợp với những buổi tiệc trang trọng hoặc khi doanh nghiệp muốn kiểm soát chất lượng món ăn đều nhau. Chi phí dao động theo bộ món, mức độ cao cấp và yêu cầu thực đơn riêng.

Tiệc buffet: Khách tự do lựa chọn món ăn với số lượng phong phú hơn. Ưu điểm là tạo cảm giác thoải mái, phù hợp tiệc giao lưu. Tuy nhiên, chi phí cho buffet thường cao hơn set menu nếu số lượng món đa dạng.

Doanh nghiệp nên chọn thực đơn phù hợp với đối tượng khách tham dự (nhân viên trẻ, khách VIP, gia đình nhân viên…). Bên cạnh đó, cần chú ý đến các hạng mục phụ như đồ uống, nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang… Những chi tiết này thường được tính riêng hoặc tính theo gói, tùy nhà hàng và yêu cầu của chương trình.

3. Sân khấu – âm thanh – ánh sáng

Sân khấu là trái tim của buổi tiệc tất niên, nơi diễn ra toàn bộ nội dung chính như phát biểu, vinh danh, tiết mục giải trí và bốc thăm trúng thưởng. Một hệ thống sân khấu chuyên nghiệp giúp sự kiện diễn ra trọn vẹn và tạo dấu ấn mạnh mẽ.

Các hạng mục cơ bản gồm:

Sân khấu & backdrop

Sân khấu được lắp ghép theo từng miếng, chiều cao 40–60 cm.

Backdrop in bạt, backdrop mica hoặc màn LED P2 – P3 (tùy ngân sách).

Khu vực sân khấu cần đủ rộng để chứa MC, ban lãnh đạo, tiết mục và các phần trình diễn.

Hệ thống âm thanh

Loa full, loa sub, mixer, micro không dây.

Âm thanh là yếu tố quan trọng nhất giúp MC dẫn dắt mạch lạc, tiết mục biểu diễn hấp dẫn và không bị nhiễu.

Sự kiện từ 100 khách trở lên nên dùng gói âm thanh chuyên sự kiện, tránh sử dụng hệ thống có sẵn của nhà hàng vì công suất thường không đáp ứng tốt.

Hệ thống ánh sáng

Ánh sáng sân khấu (par LED, beam, moving head).

Đèn chiếu sáng khu vực backdrop check-in.

Ánh sáng phù hợp tạo không khí sang trọng và thu hút khi chụp hình.

Việc đầu tư đúng mức cho sân khấu – âm thanh – ánh sáng giúp chương trình trở nên sống động, đảm bảo từng khoảnh khắc quan trọng đều được thể hiện rõ ràng, đẹp mắt.

4. Trang trí sự kiện

Trang trí là yếu tố quyết định đến không khí và cảm xúc của buổi tiệc. Tùy theo concept, doanh nghiệp có thể chọn phong cách trang trí sang trọng, hiện đại, truyền thống hoặc theo chủ đề (Year End Party concept: Shine Bright, Breakthrough, Together We Grow…).

Các hạng mục trang trí phổ biến:

Cổng chào – backdrop check-in: Điểm nhấn đầu tiên khi khách bước vào sự kiện, giúp khách có không gian chụp ảnh lưu niệm.

Photobooth: Thiết kế 3D – 2D, có thể sáng tạo theo chủ đề của doanh nghiệp.

Trang trí bàn tiệc: Hoa tươi, nến, nơ ghế, khăn bàn.

Trang trí sân khấu: Hoa hai bên, backdrop, hiệu ứng ánh sáng.

Trang trí khu vực trưng bày giải thưởng, quà tặng.

Trang trí đẹp và đồng bộ giúp sự kiện trở nên thu hút, tạo cảm giác đầu tư bài bản và chăm chút, đồng thời tăng giá trị hình ảnh của doanh nghiệp khi chia sẻ lên truyền thông nội bộ.

5. Nhân sự sự kiện

Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp giúp sự kiện diễn ra trơn tru, hạn chế rủi ro và đảm bảo mọi phần của kịch bản đều đúng timeline.

MC sự kiện: Người dẫn dắt chương trình, tạo cảm xúc và giữ không khí sôi động.

Ca sĩ – ban nhạc – vũ đoàn: Tạo điểm nhấn nghệ thuật cho buổi tiệc.

Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng – LED: Chịu trách nhiệm vận hành thiết bị.

Photographer – Cameraman: Ghi lại toàn bộ khoảnh khắc và dựng video highlight.

PG – PB đón khách: Hỗ trợ check-in, hướng dẫn chỗ ngồi, trao quà.

Điều phối sự kiện (Event Supervisor): Người nắm tổng quan và xử lý sự cố.

Nhân sự càng chuyên nghiệp thì chương trình càng mạch lạc, cuốn hút và tạo trải nghiệm tốt cho người tham gia.

6. Nội dung chương trình - Quà tặng & giải thưởng

Đây là phần quan trọng nhất của tiệc tất niên, bởi nội dung hấp dẫn sẽ giữ chân người tham dự, tạo không khí vui vẻ và để lại nhiều cảm xúc cho nhân viên.

Nội dung chương trình

Một kịch bản Year End Party chuyên nghiệp thường có các phần sau:

Đón khách – check-in – giao lưu nhẹ

Tiết mục mở màn (múa, nhạc, LED dance)

Phát biểu của ban lãnh đạo

Vinh danh – khen thưởng cuối năm

Gameshow tập thể: Bốc thăm may mắn, trò chơi theo đội nhóm

Tiệc chính & giao lưu văn nghệ tự do

Khoảnh khắc tổng kết – chúc mừng năm mới

Nội dung mạch lạc và được dàn dựng kỹ sẽ giúp sự kiện mang tính kết nối, tri ân và truyền động lực cho toàn thể nhân viên.

Quà tặng & giải thưởng

Quà tặng tri ân (lịch, cốc, túi quà Tết, voucher).

Giải thưởng bốc thăm: đồ gia dụng, thiết bị công nghệ, tiền mặt, chuyến du lịch.

Phần quà nên được chuẩn bị theo cấp độ để tăng sự hào hứng: giải khuyến khích → giải ba → giải nhì → giải nhất → giải đặc biệt.

Quà tặng và giải thưởng không chỉ làm sự kiện thêm hấp dẫn mà còn giúp doanh nghiệp tri ân nhân viên sau một năm làm việc.

7. Chi phí truyền thông – hình ảnh

Truyền thông nội bộ và ghi lại khoảnh khắc sự kiện là hạng mục không thể thiếu trong tiệc tất niên. Những bức ảnh đẹp, video chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp lưu trữ hình ảnh thương hiệu và dùng trong các hoạt động truyền thông sau này.

Các hạng mục phổ biến:

1. Chụp hình toàn bộ sự kiện
2. Quay phim 2 máy – 3 máy
3. Livestream (nếu cần)
4. Dựng video highlight 3–5 phút
5. Video phỏng vấn nhân sự – khách mời

Đầu tư bài bản vào hình ảnh giúp sự kiện trở nên ý nghĩa, đồng thời có giá trị sử dụng lâu dài trong truyền thông nội bộ và tuyển dụng.

Tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện qua hotline:

Email: hsvavl@gmail.com

Hotline: 0978.345.727 bấm nhánh 1

Hà Nội: Số 229, Đ. Vân Trì, phường Vân Nội, quận Đông Anh, Hà Nội

TP. HCM: 184/20 Lê Đình Cẩn, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, TP. HCM