Tổ Chức Sự Kiện Tại Khách Sạn Hay Ngoài Trời - Lựa Chọn Nào Phù Hợp?

1. Tổ chức sự kiện tại khách sạn – lựa chọn chuyên nghiệp và an toàn

Khách sạn luôn là lựa chọn hàng đầu khi nhắc đến tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với hệ thống phòng hội nghị hiện đại, trang thiết bị âm thanh – ánh sáng đầy đủ, tổ chức sự kiện tại khách sạn giúp doanh nghiệp, tổ chức tiết kiệm được rất nhiều công sức trong khâu chuẩn bị.

Một số ưu điểm nổi bật của khách sạn tổ chức sự kiện:

Không gian sang trọng, tiện nghi: Phòng hội nghị có điều hòa, ánh sáng ổn định, thiết kế hiện đại, phù hợp các sự kiện trang trọng như họp báo, hội nghị, lễ tri ân khách hàng, hội thảo chuyên đề.

Dịch vụ trọn gói: Hầu hết khách sạn đều cung cấp trọn gói các dịch vụ như: ăn uống, decor, âm thanh ánh sáng, MC, nhân sự… giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm và kiểm soát chất lượng dịch vụ.

Không lo thời tiết: Đây là ưu điểm lớn nhất so với tổ chức ngoài trời. Bạn không cần lo mưa gió, nắng nóng hay gió mạnh ảnh hưởng đến chương trình.

Tiện lợi di chuyển: Nhiều khách sạn nằm ở trung tâm thành phố, thuận tiện cho khách mời di chuyển và nghỉ lại nếu cần.

Hạn chế của tổ chức sự kiện trong khách sạn:

Chi phí cao: Giá thuê hội trường khách sạn thường cao hơn nhiều so với mặt bằng ngoài trời, đặc biệt là tại các khách sạn 4 – 5 sao.

Không gian hạn chế sáng tạo: Với những chương trình cần sân khấu lớn, thiết kế không gian riêng biệt hoặc yêu cầu độc đáo, khách sạn có thể giới hạn ý tưởng của bạn.

2. Tổ chức sự kiện ngoài trời – linh hoạt, ấn tượng và khác biệt

Trong vài năm trở lại đây, tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng được ưa chuộng, đặc biệt với các chương trình như: team building, tiệc cuối năm, sinh nhật công ty, ra mắt sản phẩm, lễ hội…

Lý do nên chọn tổ chức sự kiện ngoài trời:

Không gian mở, thoáng đãng: Không gian rộng lớn phù hợp tổ chức sự kiện đông người, tạo cảm giác thoải mái, không gò bó.

Tự do sáng tạo ý tưởng: Bạn có thể thiết kế sân khấu 360 độ, mô hình check-in, lều trại, khu trò chơi… Điều mà không gian trong nhà khó đáp ứng.

Trải nghiệm mới mẻ: Khách mời sẽ có ấn tượng sâu sắc với một sự kiện “thoát khỏi bốn bức tường” truyền thống.

Hạn chế của tổ chức sự kiện ngoài trời:

Phụ thuộc thời tiết: Mưa lớn, gió mạnh hay nắng gắt đều có thể làm gián đoạn chương trình.

Yêu cầu chuẩn bị kỹ lưỡng: Bạn phải chuẩn bị từ lều bạt, dàn âm thanh ánh sáng ngoài trời, nhân sự hỗ trợ… đòi hỏi kinh nghiệm và kế hoạch rõ ràng.

Khó kiểm soát âm thanh – ánh sáng: Nếu không chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, việc âm thanh bị loãng, ánh sáng yếu vào buổi tối sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng chương trình.

3. So sánh tổ chức sự kiện khách sạn và ngoài trời

4. Nên chọn tổ chức sự kiện ở đâu?

Tùy vào loại hình sự kiện, ngân sách, đối tượng khách mời và mục tiêu chương trình, bạn có thể lựa chọn hình thức phù hợp:

Nếu bạn cần một không gian trang trọng, chuyên nghiệp, ít rủi ro thì tổ chức sự kiện khách sạn là lựa chọn lý tưởng.

Nếu bạn muốn tạo dấu ấn sáng tạo, gần gũi thiên nhiên, nhiều hoạt động tương tác, thì tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ là xu hướng phù hợp.

*Lưu ý: bạn có thể kết hợp cả hai mô hình – tổ chức phần chính tại khách sạn, sau đó có tiệc hoặc hoạt động nhẹ ngoài trời (như rooftop, bãi cỏ khách sạn, khuôn viên gần biển...).

5. Gợi ý đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Dù bạn lựa chọn tổ chức trong khách sạn tổ chức sự kiện hay không gian ngoài trời, việc tìm một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp chương trình vận hành trơn tru, hạn chế rủi ro và tối ưu ngân sách.

HSV ProAVL – đơn vị có kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ tại khách sạn và ngoài trời – là lựa chọn đáng tin cậy. Với đội ngũ kỹ thuật, thiết bị hiện đại, và giải pháp sáng tạo, chúng tôi mang đến trải nghiệm đáng nhớ cho từng sự kiện.

Thông tin liên hệ

Hà Nội: 0972.787.123

TP.HCM: 0913.222.075

Email: hsvavl@gmail.com

Website: http://proavl.vn/

Trụ sở Hà Nội: Số 229, Đ. Vân Trì, Vân Nội, Đông Anh, Hà Nội

Trụ sở TP. HCM: 184/20 Lê Đình Cẩn, Tân Tạo, Bình Tân, TP. HCM