Tổ chức Hội nghị - Hội thảo đang dần trở thành một trong những lĩnh vực phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, các khái niệm về Hội nghị, Hội thảo vẫn còn khá mới mẻ và nhiều người nên chưa hiểu rõ hết về nó. Vậy làm thế nào để có thể tổ chức một sự kiện thành công và thu hút được giới truyền thông? Làm thế nào để có thể gây ấn tượng và truyền tải thông điệp đến người tham dự? Hãy cùng HSV ProAVL tham khảo bài viết của chúng tôi dưới đây nhé!

Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo tại HSV ProAVL
Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo tại HSV ProAVL

XEM THÊM MỘT SỐ DỊCH VỤ KHÁC TẠI HSV ProAVL

1. Khái quát về sự kiện Hội nghị, Hội thảo

1.1. Sự kiện Hội thảo là gì?

Hội thảo còn có các tên gọi tiếng Anh là “Workshop” hay “Seminar”. Sự kiện có thể được hiểu là một cuộc gặp gỡ giữa một nhóm người có cùng chung sự quan tâm về một vấn đề. Những người tham dự sẽ cùng nhau tranh luận và đưa ra các ý kiến và quan điểm của mình về chủ đề đó. Từ đó, đóng góp ý kiến và phản biện vấn đề để chủ đề có thể hoàn thiện hơn. Các cuộc hội thảo thường mang tính chất lý luận, mang tính thực tiễn, khoa học,...

Tổ chức sự kiện hội thảo tại HSV ProAVL
Tổ chức sự kiện hội thảo tại HSV ProAVL

1.2. Sự kiện Hội nghị là gì?

Hội nghị còn có tên gọi tiếng Anh là “Conference”, có thể được hiểu là một cuộc họp được tổ chức với quy mô lớn và rất hoành tráng. Cuộc họp thường có mục đích trao đổi các thông tin hay chia sẻ các kiến thức. Từ đó, tạo các cơ hội gặp gỡ, kết nối giữa các chuyên gia, nhà lãnh đạo với nhau về các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Đồng thời, rút kinh nghiệm từ các vấn đề thực tiễn từ đó đưa ra các định hướng cụ thể cho các chủ đầu tư.

Tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tại HSV ProAVL
Tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tại HSV ProAVL

2. Mục đích tổ chức sự kiện Hội nghị - Hội thảo

Mục đích của việc tổ chức sự kiện chính là kết quả mà doanh nghiệp mong muốn sau khi sự kiện đã diễn ra. Sự kiện hội nghị, hội thảo diễn ra sẽ có những mục đích sau:

  • Xây dựng thương hiệu, hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông và quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp.
  • Truyền tải các giá trị, thông điệp của doanh nghiệp đến khách hàng một cách chi tiết nhất.
  • Tạo cơ hội giao lưu giữa chủ doanh nghiệp với khách mời, với chủ đầu tư từ đó phát triển các mối quan hệ lâu dài với nhau.
  • Tạo môi trường giao lưu, học hỏi giữa các nhân viên nội bộ trong công ty, góp phần xây dựng tình đoàn kết giữa các nhân viên.
  • Giải đáp các thắc mắc về các vấn đề về chiến lược phát triển của doanh nghiệp, sau đó cùng nhau đề ra các phương án giải quyết.
Tổ chức sự kiện hội nghị tại HSV ProAVL

3. Các hình thức tổ chức Hội nghị, Hội thảo

3.1. Các hình thức tổ chức sự kiện Hội nghị

  • Hội nghị chuyên đề
  • Hội nghị tổng kết năm
  • Hội nghị hợp tác đầu tư
  • Hội nghị thượng đỉnh
  • Hội nghị doanh nghiệp
  • Hội nghị khách hàng
  • Hội nghị công nghệ
  • Hội nghị tác giả
  • Hội nghị y tế,...
Tổ chức sự kiện hội nghị uy tín tại HSV ProAVL
Tổ chức sự kiện hội nghị uy tín tại HSV ProAVL

3.2. Các hình thức tổ chức sự kiện Hội thảo

  • Hội thảo văn hóa
  • Hội thảo du lịch
  • Hội thảo chuyên ngành
  • Hội thảo nghệ thuật
  • Hội thảo khoa học
  • Hội thảo marketing
  • Hội thảo giáo dục,...
Tổ chức Hội thảo uy tín trên toàn quốc
Tổ chức Hội thảo uy tín trên toàn quốc

4. Điểm khác nhau giữa hội nghị và hội thảo

HẠNG MỤC

HỘI THẢO

HỘI NGHỊ

Đối tượng

Những người có kiến thức chuyên sâu về một lĩnh vực nhất định.

Các chuyên gia, các nhà lãnh đạo, nhà nghiên cứu,...

Quy mô

Thường có quy mô nhỏ.

Tổ chức quy mô lớn.

Mục tiêu

Đưa ra ý kiến và trao đổi về một vấn đề.

Đưa ra quyết định hay thống nhất một vấn đề nào đó.

Nội dung

Bàn luận các vấn đề lớn, có chủ đề và có tổ chức. Đưa ra một quyết định, giải quyết những khó khăn.

Mang tính lý luận, khoa học, mang tính thực tiễn. Những chủ đề mang đến sự bổ ích cho người tham gia.

5. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quy trình 1: Xác định chủ đề của sự kiện hội nghị, hội thảo

Doanh nghiệp cần đưa ra các chủ đề cho hội nghị, hội thảo một cách cụ thể và rõ ràng nhất. Đây cũng là bước quan trọng để xây dựng và đưa ra các kế hoạch cụ thể và chi tiết cho doanh nghiệp.

Quy trình 2: Lên kế hoạch chi tiết tổ chức hội nghị, hội thảo

  • Xác định mục đích tổ chức sự kiện.
  • Lên nội dung chi tiết chính chương trình.
  • Lên danh sách khách mời tham dự.
  • Tìm địa điểm và thời gian tổ chức.
  • Đưa ra kinh phí dự trù cho sự kiện.
  • Tìm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín.

Quy trình 3: Chuẩn bị trước sự kiện cho hội nghị, hội thảo

  • Phát thư mời cho khách mời và truyền thông.
  • Truyền thông, quảng bá thương hiệu cho sự kiện.
  • In ấn các tài liệu cần thiết cho sự kiện.
  • Chuẩn bị các dịch vụ tiệc và nghỉ ngơi cho khách mời.

Quy trình 4: Tiến hành tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo

  • Đón tiếp khách trước sự kiện.
  • Điều phối, tổ chức chương trình theo kịch bản.

Quy trình 5: Kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo

  • Tổng kết lại kết quả sau buổi hội thảo, hội nghị
  • Tặng quà lưu niệm và tiễn khách mời.

Quy trình 6: Đánh giá hiệu quả của sự kiện hội thảo, hội nghị

Đánh giá dựa trên các chỉ tiêu như:

  • Số khách mời đến tham gia sự kiện.
  • Ý kiến của khách hàng sau khi tham dự.
  • Những phản hồi đã ghi nhận sau sự kiện.
  • Kết quả của các hoạt động truyền thông.
  • Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng.
Quy trình tổ chức sự kiện Hội nghị - Hội thảo
Quy trình tổ chức sự kiện Hội nghị - Hội thảo

6. Trang thiết bị cần sử dụng cho Hội nghị, Hội thảo

6.1. Thiết bị phiên dịch, cabin phiên dịch

Thiết bị phiên dịch, cabin phiên dịch
Thiết bị phiên dịch, cabin phiên dịch

6.2. Hệ thống sân khấu sự kiện

Hệ thống sân khấu sự kiện
Hệ thống sân khấu sự kiện

6.3. Bàn ghế sự kiện, bàn lễ tân

Bàn ghế sự kiện, bàn lễ tân 
Bàn ghế sự kiện, bàn lễ tân

6.4. Màn LED, Máy chiếu, màn chiếu

Màn LED, Máy chiếu, màn chiếu
Màn LED, Máy chiếu, màn chiếu

6.5. Hệ thống Âm thanh - Ánh sáng

Cho thuê hệ thống Âm thanh - Ánh sáng
Cho thuê hệ thống Âm thanh - Ánh sáng

6.6. Backdrop trang trí, chụp hình

Cho thuê Backdrop trang trí, chụp hình
Cho thuê Backdrop trang trí, chụp hình

6.7. Thiết bị khu vực Tiệc Teabreak

Thiết bị khu vực Tiệc Teabreak
Thiết bị khu vực Tiệc Teabreak

6.8. Nhân sự hỗ trợ sự kiện

Cho thuê nhân sự hỗ trợ sự kiện
Cho thuê nhân sự hỗ trợ sự kiện

7. Tại sao nên chọn HSV ProAVL làm đơn vị tổ chức

Một số lý do quý doanh nghiệp nên lựa chọn và sử dụng các dịch vụ tổ chức sự kiện tại HSV ProAVL như:

Giảm rủi ro khi tổ chức sự kiện: Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện tại HSV ProAVL, chúng tôi sẽ đề xuất các phương án giải quyết khi có vấn đề phát sinh trong sự kiện. Để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công nhất.

Tiết kiệm được thời gian chuẩn bị: Chúng tôi luôn đưa ra các phương án tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tiếp kiệm chi phí nhất cho khách hàng. Luôn đảm bảo đúng tiến độ hoàn thành tất cả các khâu chuẩn bị trước chương trình.

Nâng cao hiêu suất truyền thông: Một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể quảng bá với truyền thông với những hình ảnh ấn tượng nhất. Chúng tôi sẽ đem đến một dịch vụ chất lượng nhất đến với khách hàng gây ấn tượng nhất với khách hàng và truyền thông.

Tổ chức sự kiện trên toàn quốc:

  • Tổ chức sự kiện tại TP.HCM: Quận 1, Quận 2, Quận 3, Quận 4, Quận 5, Quận 6, Quận 7, Quận 8, Quận 9, Quận 10, Quận 11, Quận 12, Quận Tân Bình, Quận Thủ Đức, Quận Thủ Đức, Quận Bình Tân,…
  • Tổ chức sự kiện tại Hà Nội: Hoàng Mai, Long Biên, Thanh Xuân, Bắc Từ Liêm, Ba Đình, Cầu Giấy, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Đông, Tây Hồ và Nam Từ Liêm.
  • Tổ chức sự kiện tại các tỉnh thành: Tỉnh Khách Hòa, Nha Trang, Bình Định, Phú Yên, Ninh Thuận, Bình Thuận,….

XEM THÊM MỘT SỐ DỊCH VỤ KHÁC TẠI HSV ProAVL

8. Thông tin đơn vị tổ chức sự kiện tại HSV ProAVL

HSV ProAVL TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO CHUYÊN NGHIỆP

Hà Nội: 0972.787.123

TP.HCM: 0913.222.075

Email: hsvavl@gmail.com

Website: https://proavl.vn/

Trụ sở Hà Nội: Số 229, Đ. Vân Trì, Vân Nội, Đông Anh, Hà Nội

Trụ sở TP. HCM: 184/20 Lê Đình Cẩn, Tân Tạo, Bình Tân, TP. HCM

0972 787 123