Workshop Là Gì? Quy Trình Tổ Chức Workshop Chuyên Nghiệp

Workshops là một trong những thuật ngữ rất quen thuộc trong cuộc sống ngày nay. Nhưng không phải ai cũng biết và hiểu hết các định nghĩa Workshop là gì? Vậy làm thế nào để tổ chức Hiện nay, có rất nhiều định nghĩa khác nhau và các hướng dẫn tổ chức Workshops thành công và hiệu quả nhất. Các bạn hãy cùng HSV ProAVL đọc tham khảo bài viết dưới đây để hiểu khái quát hơn về thuật ngữ nay.

1. Workshops là gì?

Workshops có thể được hiểu một cách đơn giản là một buổi hội thảo trong đó bao gồm các hoạt động như: Thảo luận, gặp gỡ, thử nghiệm, học hỏi, trao đổi các Kiến thức - Kỹ năng mềm,... về một lĩnh vực nào đó. Một số lĩnh vực phổ biến có thể nhắc đến như: Marketing, bán hàng, thể thao, thời trang, ăn uống,...

XEM THÊM MỘT SỐ DỊCH VỤ KHÁC TẠI HSV ProAVL

2. Quy trình tổ chức Workshops

Bước 1: Xác định chủ đề chính của Workshops

Trước tiên, cần xác định chủ đề chính của Workshops để có thể tổ chức đúng lĩnh vực. Từ đó, mới xác định được mục đích sự kiện, xây dựng nội dung, kịch bản và kế hoạch chi tiết cho các hoạt động diễn ra tại sự kiện. Một số câu hỏi có thể đề cập đến như:

• Đối tượng khách mời là ai?
• Buổi Workshop đang hướng đến đối tượng nào?
• Workshop được tổ chức theo hình thức nào?
• Buổi Workshop giải quyết vấn đề gì?
• Workshop thường diễn ra trong bao lâu?
• Người tham gia sẽ học hỏi được gì từ buổi Workshop?,...

Bước 2: Xác định kinh phí và kinh phí dự trù

Đây là một trong những bước quan trọng để tổ chức một buổi Workshops thành công và tiết kiệm chi phí. Ngân sách bao gồm các hạng mục như:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức.
• Chi phí thuê nhân sự.
• Chi phí thuê thuê thiết bị.
• Một số phí thuê khác.

Tùy theo mục đích tổ chức Workshops mà các hạng mục sẽ khác nhau, việc lập danh sách rõ ràng sẽ giúp cho sự kiện tránh bị lặp lại và tiết kiệm chi phí và chi tiêu phù hợp.

Bước 3: Xác định đối tượng tham gia

Một số đối tượng quan trọng tham gia Workshop có thể nhắc đến như sau:

• Người điều phối: Đây là người sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc dẫn dắt và tổ chức các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi Workshops theo các kế hoạch đã lên. Đối với người điều phối họ cần có những kỹ năng giao tiếp tốt và có khả năng giải quyết các vấn đề nhanh khi có những phát sinh bất ngờ xảy ra.
• Người giám sát thời gian: Những người này sẽ giám sát và phân chia thời gian trong chương trình một cách hợp lý khi và các phương án dự phòng khi có sự cố bất ngờ xảy ra trong chương trình.
• Người tham dự, khách mời: Đây là những người sẽ tham gia trực tiếp vào Workshops, họ sẽ là những lắng nghe và đóng góp các quan điểm cá nhân, phản hồi của mình trong sự kiện.
• Người ghi chép: Nhiệm vụ chính của những người này là ghi chép lại các nội dung chính và hoạt động được diễn ra trong buổi Workshop và các góp ý và phản hồi của khách mời trong sự kiện. Từ đó, đưa ra các phương án mới cho các sự kiện lần sau.

Bước 4: Xây dựng các chiến lược quảng cáo Workshops

Đây là một trong những bước rất quan trọng và cần thiết để nhiều người biết đến và quan tâm đến sự kiện. Xây dựng các thông điệp quảng bá và truyền thông trên nhiều diễn đàn và trang mạng xã hội

Bước 5: Tiến hành chuẩn bị buổi Workshops

Điều quan trọng cần lưu ý trước khi sự kiện diễn ra. Ban tổ chức chương trình Workshops sẽ cần thực hiện các công việc cụ thể như sau:

• Kiểm tra các thiết bị: Sân khấu, Đèn, Micro, Loa, Thiết bị tạo hiệu ứng,...
• Thiết bị hỗ trợ: Bàn ghế, không gian, hoa, quà,....
• Nhân sự: MC, Người điều phối, PG, Nhóm nhảy, Nhân viên check in - check out, Nhân viên sự kiện,...
• Dịch vụ đi kèm: Vé vào cổng (nếu có), tiệc nhẹ,...
• Tài liệu: Standee quảng cáo sự kiện, Catalogue,...

Bước 6: Tổ chức chương trình Workshops

Tổ chức theo lịch trình, kế hoạch đã chốt trước đó như đón khách và ổn định chỗ ngồi, điều phối chương trình, chia sẻ của khách mời,....

Bước 7: Đánh giá và phản hồi sau buổi Workshops

Sau khi chương trình Workshops kết thúc, việc đánh giá hiệu quả của chương trình là một trong những bước quan trọng để rút kinh nghiệm, cải thiện cho các buổi Workshops.

3. Các hình thức tổ chức Workshops

3.1 Hình thức tổ chức Workshops chia sẻ kiến thức

Tổ chức Workshops để chia sẻ kiến thức là một trong những hình thức phổ biến nhất hiện nay. Đây là hình thức dễ tổ chức và mục đích chính của chúng là cung cấp, trao đổi các thông tin chuyên môn giữa các chuyên gia và người tham gia Workshops.

Thời gian thường kéo dài từ 3 giờ đến 4 giờ, bàn luận về một lĩnh vực hay chủ đề nào đó, giúp cho người tham gia có thêm kiến thức và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm.

3.2 Hình thức tổ chức Workshop thực hành

Tổ chức Workshops thực hành là một trong những hình thức thường được áp dụng trong các lĩnh vực như: Thời trang, làm đẹp, nghệ thuật, ẩm thực,... Đây là hình thức áp dụng lý thuyết vào thực hành giúp cho người tham gia có thể trực tiếp trải nghiệm thực tế và đưa ra các giải pháp cụ thể. Người tham gia có thể học hỏi thêm kiến thức và phản hồi, đóng góp ý kiến của mình. Quy mô tổ chức sự kiện thường lớn và đông người tham gia.

3.3 Hình thức tổ chức Workshops Marketing

Tổ chức Workshops Marketing là hình thức chia sẻ các kiến thức chuyên ngành và mục đích hướng đến của chúng là quảng bá, truyền thông, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng. Từ đó truyền tải các thông điệp đến người tiêu dùng và khách hàng.

Quy mô tổ chức thường rất lớn nên tốn rất nhiều chi phí. Diễn giả được mời thường là những người có uy tín và danh tiếng trong ngành đó. Đối với các đối tượng tham gia sự kiện có thể nhắc đến như: Đại diện nhãn hàng, Chuyên viên tư vấn, Khách hàng, Đối tác làm ăn (Nhà phân phối, Nhà cung ứng hay các đơn vị vận chuyển,...).

4. Lợi ích khi tổ chức Workshops

Hiện nay việc tổ chức các Workshops đang ngày càng phổ biến, vậy tại sao chúng lại được quan tâm và chú trọng nhiều đến như vậy? Hãy cùng chúng tôi tham khảo một số lợi ích mà các doanh nghiệp sẽ nhận lại được khi tổ chức một buổi Workshops.

• Học hỏi được thêm nhiều kiến thức và các kỹ năng từ diễn giả.
• Học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ những người đi trước.
• Trao đổi được nhiều kiến thức và bàn luận kỹ về các vấn đề.
• Tiết kiệm được nhiều chi phí quảng cáo và truyền thông, marketing.
• Phát triển được khả năng tư duy sáng tạo trong cuộc và công việc.
• Phát triển thêm các kỹ năng làm việc nhóm và làm việc hiệu quả.
• Mở rộng các mối quan hệ trong giao tiếp, bạn bè và kinh doanh.

5. Thông tin tổ chức Workshops, cho thuê thiết bị sự kiện giá tốt

XEM THÊM MỘT SỐ DỊCH VỤ KHÁC TẠI HSV ProAVL

THI CÔNG, LẮP ĐẶT THIẾT BỊ SỰ KIỆN

Hà Nội & TP.HCM: 0366.055.231

Email: hsvavl@gmail.com

Website: https://proavl.vn/

CN Hà Nội: Số 229, Đ. Vân Trì, Vân Nội, Đông Anh, Hà Nội

Trụ sở TP. HCM: 184/20A Lê Đình Cẩn, Tân Tạo, Bình Tân, TP. HCM