Các Rủi Ro Thường Gặp Trong Tổ Chức Sự Kiện | Cách Khắc Phục

Tổ chức sự kiện luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro có thể ảnh hưởng đến thành công của chương trình. Dưới đây là một số rủi ro trong tổ chức sự kiện cần lưu ý:

1. Rủi ro về kế hoạch và tổ chức

Thiếu kế hoạch chi tiết: Không có kịch bản rõ ràng, timeline không hợp lý.

Thiếu nhân sự hoặc phối hợp kém: Đội ngũ tổ chức không đủ người hoặc không được phân công nhiệm vụ rõ ràng.

Sự cố trong việc đặt địa điểm: Địa điểm không đủ chỗ, không phù hợp hoặc bị hủy sát ngày.

2. Rủi ro tài chính

Vượt ngân sách: Chi phí phát sinh ngoài dự kiến, không có kế hoạch dự phòng.

Tài trợ không đảm bảo: Nhà tài trợ rút lui hoặc không đóng góp như cam kết.

Bán vé không đạt kỳ vọng: Đối với sự kiện thương mại, vé bán ra ít hơn dự đoán, ảnh hưởng doanh thu.

3. Rủi ro kỹ thuật

Hệ thống âm thanh, ánh sáng bị lỗi: Micro hư, loa rè, mất điện đột ngột.

Sự cố với thiết bị trình chiếu: Màn hình LED, máy chiếu không hoạt động đúng kế hoạch.

Mạng internet yếu: Đặc biệt quan trọng với các sự kiện livestream hoặc cần kết nối online.

4. Rủi ro về khách mời & người tham dự

Khách mời quan trọng hủy vào phút chót: Diễn giả, nghệ sĩ hoặc nhân vật chính không thể tham dự.

Sự cố về số lượng khách tham dự: Ít khách hơn dự kiến hoặc quá tải so với sức chứa địa điểm.

Khán giả phản ứng tiêu cực: Chương trình không như mong đợi, gây tranh cãi hoặc phản ứng trái chiều trên mạng xã hội.

5. Rủi ro về pháp lý & an toàn

Không có giấy phép tổ chức: Vi phạm quy định về tổ chức sự kiện, bị phạt hoặc bị hủy.

An ninh không đảm bảo: Gây mất trật tự, chen lấn, xô đẩy hoặc có sự cố bạo lực.

Vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm: Nếu sự kiện có phục vụ ăn uống, nguy cơ ngộ độc thực phẩm.

6. Rủi ro do yếu tố khách quan

Thời tiết xấu: Mưa, bão, nắng nóng gay gắt làm ảnh hưởng đến sự kiện ngoài trời.

Dịch bệnh hoặc tình trạng khẩn cấp: Có thể gây cấm tụ tập hoặc thay đổi quy định đột ngột.

Tai nạn bất ngờ: Cháy nổ, sập sân khấu, mất điện toàn khu vực.

7. Cách giảm thiểu rủi ro

Lập kế hoạch chi tiết, có phương án dự phòng.

Kiểm tra kỹ thuật trước sự kiện, chạy thử chương trình.

Đảm bảo hợp đồng rõ ràng với các bên liên quan.

Có đội ngũ an ninh, y tế hỗ trợ.

Theo dõi dự báo thời tiết, chuẩn bị phương án thay thế.

8. HSV ProAVL tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

HSV ProAVL là một đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cung cấp đa dạng các dịch vụ và thiết bị hỗ trợ cho các chương trình tại Hà Nội, TP.HCM và trên toàn quốc. Với kinh nghiệm và uy tín, HSV ProAVL đã tham gia tổ chức nhiều sự kiện lớn, đảm bảo mang đến cho khách hàng những trải nghiệm chất lượng và ấn tượng.

Các dịch vụ nổi bật của HSV ProAVL bao gồm:

• Cho thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng: Cung cấp hệ thống âm thanh và ánh sáng hiện đại, phù hợp với quy mô và tính chất của từng sự kiện.
• Cho thuê màn hình LED: Đáp ứng nhu cầu trình chiếu với các loại màn hình LED chất lượng cao, kích thước linh hoạt.
• Thi công và lắp đặt sân khấu: Thiết kế và dựng sân khấu chuyên nghiệp, an toàn, phù hợp với chủ đề và không gian tổ chức.
• Cho thuê nhà bạt không gian: Cung cấp các loại nhà bạt, rạp phục vụ cho sự kiện ngoài trời, đảm bảo tính thẩm mỹ và tiện lợi.
• Cung cấp nhân sự sự kiện: Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, bao gồm MC, DJ, lễ tân, bảo vệ, kỹ thuật viên,...
• Ngoài ra, HSV ProAVL còn cung cấp các thiết bị hỗ trợ khác như bục phát biểu, standee, bàn ghế,... đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng.

Với phương châm hoạt động chuyên nghiệp và tận tâm, HSV ProAVL cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng cao, góp phần tạo nên sự thành công cho mỗi sự kiện.

Thông tin liên hệ HSV ProAVL

Liên hệ: 0972.787.123

Email: hsvavl@gmail.com

Website: https://proavl.vn/

CN Hà Nội: Số 229, Đ. Vân Trì, Vân Nội, Đông Anh, Hà Nội

Trụ sở TP. HCM: 184/20A Lê Đình Cẩn, Tân Tạo, Bình Tân, TP. HCM

CÔNG TY CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HSV PROAVL