Tổ Chức Sự Kiện Có Cần Xin Giấy Phép Không?

1. Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không?

“Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không?” là câu hỏi phổ biến của các bạn mới bắt đầu làm sự kiện hoặc chuẩn bị tổ chức chương trình cho doanh nghiệp. Việc xin phép còn tùy thuộc vào loại hình sự kiện, quy mô và địa điểm tổ chức. Không phải sự kiện nào cũng bắt buộc xin giấy phép, nhưng một số hình thức bắt buộc phải thực hiện theo đúng quy định pháp luật để tránh bị phạt hoặc buộc dừng chương trình.

Thông thường, các sự kiện có yếu tố biểu diễn nghệ thuật, ca hát, trình diễn thời trang, quảng cáo, hoặc các chương trình có tập trung đông người đều cần xin phép cơ quan chức năng. Ngoài ra, các hoạt động có liên quan đến thương mại, xúc tiến sản phẩm, tổ chức hội chợ triển lãm… cũng phải tuân thủ thủ tục nhất định.

Trong khi đó, các sự kiện nội bộ nhỏ như họp công ty, đào tạo nội bộ, họp mặt khách hàng kín… thường không cần xin giấy phép, miễn không có hoạt động quảng bá công khai hay biểu diễn nghệ thuật.

2. Những loại sự kiện bắt buộc phải xin giấy phép

Để trả lời rõ ràng hơn cho câu hỏi “tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không”, bạn cần nắm được các nhóm sự kiện sau đây:

Sự kiện biểu diễn nghệ thuật, ca nhạc, thời trang

Các chương trình có ca sĩ, nghệ sĩ, DJ, dancer, diễn viên, biểu diễn sân khấu hoặc trình diễn thời trang đều bắt buộc phải xin giấy phép từ cơ quan văn hóa. Ngoài ra, kịch bản chương trình phải được gửi kèm để kiểm duyệt nội dung.

Sự kiện quảng cáo, giới thiệu sản phẩm – dịch vụ

Nếu sự kiện nhằm mục đích quảng cáo, giới thiệu, khai trương, ra mắt sản phẩm… được tổ chức công khai, bạn cần xin phép Sở Văn hóa & Thể thao hoặc cơ quan địa phương. Các nội dung quảng cáo phải tuân thủ quy định về truyền thông, hình ảnh, thông điệp.

Hội chợ thương mại, triển lãm, xúc tiến thương mại

Các chương trình có nhiều gian hàng, thu hút đông người tham dự, hoạt động giao thương buôn bán đều cần xin giấy phép và chịu sự kiểm soát về an toàn PCCC, an ninh trật tự và quảng cáo.

Sự kiện chiếm dụng lòng lề đường, công viên, khu vực công cộng

Dù là sự kiện nhỏ hay lớn, chỉ cần tổ chức tại không gian công cộng thì bắt buộc xin phép từ cơ quan quản lý đô thị, công an và các ban ngành liên quan.

Sự kiện có quy mô lớn, tập trung đông người

Ngay cả khi sự kiện không có biểu diễn nghệ thuật, nếu quy mô quá lớn, tổ chức ngoài trời, có hoạt động âm thanh – ánh sáng thì vẫn phải xin phép để đảm bảo các yếu tố an ninh, PCCC, an toàn cho người tham dự.

3. Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện & các lưu ý cho newbie

Đối với người mới bắt đầu, thủ tục xin giấy phép có thể gây bối rối. Dưới đây là quy trình chuẩn và những điều bạn cần lưu ý để sự kiện diễn ra thuận lợi.

Chuẩn bị hồ sơ xin phép

Thông thường, hồ sơ bao gồm:

Đơn xin phép tổ chức sự kiện

Kịch bản chi tiết chương trình

Hợp đồng địa điểm

Thông tin các nghệ sĩ tham gia

Bản mô tả nội dung truyền thông, poster, backdrop

Kế hoạch đảm bảo an ninh, PCCC (nếu cần)

Tùy từng loại sự kiện mà cơ quan quản lý sẽ yêu cầu hồ sơ cụ thể khác nhau.

Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Sở Văn hóa & Thể thao tỉnh/thành phố

UBND quận/huyện (đối với sự kiện nhỏ)

Sở Công thương (đối với hội chợ, triển lãm thương mại)

Bạn nên nộp hồ sơ trước ít nhất 10–15 ngày để đảm bảo kịp thời gian duyệt.

Kiểm tra và bổ sung hồ sơ (nếu cần)

Cơ quan chức năng có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ. Hãy chuẩn bị sẵn các bản thiết kế, nội dung truyền thông để cập nhật nhanh chóng.

Nhận giấy phép và tổ chức sự kiện đúng quy định

Sau khi được cấp phép, bạn phải đảm bảo chương trình diễn ra đúng với nội dung đã đăng ký. Nếu có thay đổi lớn, phải báo lại cơ quan chức năng để điều chỉnh.

4. Những lưu ý quan trọng dành cho người mới (newbie)

Chọn địa điểm phù hợp

Địa điểm ảnh hưởng trực tiếp đến việc có cần xin phép hay không. Nếu tổ chức sự kiện ở nơi công cộng hoặc ngoài trời, gần như bắt buộc phải xin phép.

Kịch bản càng rõ ràng càng dễ được duyệt

Hãy làm kịch bản chi tiết: thời lượng, nội dung từng phần, ai tham gia, thiết bị sử dụng… Kịch bản thiếu rõ ràng thường bị yêu cầu bổ sung.

Luôn có phương án an toàn

An ninh, y tế, PCCC, kiểm soát số lượng người tham dự là các yếu tố quan trọng. Đặc biệt với sự kiện đông người hoặc ngoài trời.

Tuân thủ quy định về âm thanh – ánh sáng

Một số khu vực dân cư có khung giờ hạn chế tiếng ồn. Bạn nên nắm rõ để tránh bị khiếu nại hoặc buộc dừng chương trình.

Lưu giữ giấy phép trong suốt thời gian diễn ra sự kiện

Trong quá trình tổ chức, lực lượng chức năng có thể kiểm tra. Vì vậy phải luôn có bản giấy phép và hồ sơ liên quan tại khu vực điều hành (backstage).