Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời: Chi Phí - Kinh Nghiệm - Lưu Ý

06/11/2024

MỤC LỤC NỘI DUNG

Chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời.
Rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời và cách khắc phục.
Địa chỉ Bán và cho thuê thiết bị sự kiện chất lượng, giá tốt.

1. Chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời.

Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công và chuyên nghiệp, các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức cần đảm bảo chi phí cho một số hạng mục sau:

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện: Chi phí thuê mặt bằng (thuê bao nhiêu ngày) và các chi phí phát sinh khác.
Chi phí thuê thiết bị sự kiện: Loa, Đèn sân khấu, Màn hình LED, Sân khấu, Nhà bạt, Dù, Micro, Máy chiếu, Quạt hơi nước, Cây sưởi Gas,... Tùy theo quy mô tổ chức của sự kiện mà sử dụng số lượng phù hợp cho sự kiện.
Chi phí thuê nhân sự sự kiện: Nhân sự chạy sự kiện, MC, Nhóm nhảy, Nhóm hát, KOL, PG, Lễ tân, Bảo vệ,... tùy theo yêu cầu và mục đích sự kiện thì chi phí thuê sẽ khác nhau.
Chi phí trang trí sự kiện: Standee LED, Standee, Banner, Background, Backdrop, Màn sao,…
Chi phí di chuyển và phương tiện đi lại: Chi phí vận chuyển thiết bị, chi phí đi lại,...
Chi phí quảng cáo và truyền thông: In ấn tờ rơi - quảng cáo, quà (móc khóa, nón, túi, dù, áo mưa, quạt cầm tay), Thiệp mời,...
Chi phí khác: Chi phí dự trù khác cho sự kiện .

Chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời tham khảo

XEM THÊM MỘT SỐ DỊCH VỤ KHÁC TẠI HSV ProAVL

Cho Thuê Thiết Bị Tổ Chức Sự Kiện

Thi Công, Lắp Đặt Màn Hình LED

2. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời.

Tổ chức sự kiện ngoài trời đem lại không gian rộng rãi và thoáng cho sự kiện. Với nhiều ưu điểm nổi trội, chúng cũng đem lại nhiều rủi ro cho sự kiện. Một số kinh nghiệm mà HSV ProAVL có thể chia sẻ cho khách hàng như sau:

2.1. Lựa chọn địa điểm phù hợp với sự kiện

Để có thể lựa chọn địa điểm ngoài trời phù hợp với sự bạn cần quan tâm đến một số tiêu chí như sau:

Số lượng khách mời là bao nhiêu?
Khách mời bao gồm những ai?
Địa điểm có an toàn không?
Đường đến địa điểm có dễ đi hay không?
Có bãi đỗ xe, nhà vệ sinh hay không?

2.2. Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị sự kiện

Tổ chức các sự kiện ngoài trời thường cần rất nhiều các thiết bị sự kiện hỗ trợ và nhân sự sự kiện. Một số hạng mục có thể nhắc đến như sau:

Sân khấu sự kiện.
Âm thanh - Ánh sáng.
Nhà bạt không gian.
Màn hình LED.
Backdrop cho sân khấu.
Một số phụ kiện đi kèm như: Standee, thảm đỏ, ô dù, cổng hơi, rối hơi, poster,...

2.3. Vấn đề an toàn của sự kiện

Để đảm bảo an ninh trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, các doanh nghiệp cần thuê bảo vệ để giữ trật tự trong sự kiện. Điều đó vừa đảm bảo an toàn cho khách mời và tăng tính chuyên nghiệp.

2.4. Yếu tố thời tiết ngày diễn ra sự kiện

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, doanh nghiệp nên hạn chế tổ chức vào mùa mưa bảo để tránh ảnh hưởng đến khách mời. Nếu trong trường hợp xuất hiện tời thiết xấu trước sự kiện, quý khách hàng cần trang bị nhà bạt, dù cỡ lớn để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công nhất.

2.5. Chú ý về vấn đề pháp lý của sự kiện

Các doanh nghiệp cần hoàn tất các thủ tục giấy tờ trước khi sự kiện diễn ra theo đúng quy định. Bao gồm: Giấy phép tổ chức, hợp đồng nhân sự, hợp đồng thuê thiết bị,...

3. Rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời và cách khắc phục

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp cho doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện:

Lập kế hoạch chi tiết: Chuẩn bị và lên kế hoạch rõ ràng khi tổ chức sự kiện. Đưa ra các phương án dự trù để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra trong suốt sự kiện.
Chọn đơn vị uy tín: Các doanh nghiệp cần chọn cho mình các đơn vị tổ chức và cho thuê các thiết bị sự kiện có uy tín và chuyên nghiệp. Mục đích chính để giảm bớt các vấn đề phát sinh có thể xảy ra trong sự kiện.
Kiểm tra kỹ thuật, nhân sự: Đảm bảo nhân sự có kinh nghiệm, chuyên môn và ứng phó được các tình huống bất ngờ xảy ra trong sự kiện.
Dự trù ngân sách: Đảm bảo ngân sách và ngân sách sự trù hợp lý và theo dõi các chi phí phát sinh trong sự kiện. Tránh các tình trạng phát sinh chi phí vượt quá ngân sách.
Kiểm soát an ninh: Áp dụng biện pháp an ninh để bảo vệ sân khấu, khách mời và an toàn cho mọi người khi đến tham dự sự kiện.

4. Địa chỉ Bán và cho thuê thiết bị sự kiện chất lượng, giá tốt

HSV ProAVL là một trong những đơn vị chuyên cho thuê các thiết bị sự kiện chính hãng, giá tốt trên toàn quốc. Một số dịch vụ nổi bật của chúng tôi có thể kể đến như sau: